La conservazione digitale per i tuoi documenti

Ricorrere alla conservazione digitale dei documenti è diventata una pratica sempre più comune nel corso degli anni sia per società private, ma anche per gli enti pubblici. Non è un caso infatti se quasi ogni aspetto della vita quotidiana si stia spostando sul digitale, le iscrizioni a scuola ad esempio avvengono per via telematica, le dichiarazioni dei redditi idem e via discorrendo.

Arriverà presto un momento in cui la conservazione digitale non sarà più opzionale ma diverrà il metodo principale di archiviazione di pratiche, cartelle, file eccetera. Questo perché con questo metodo di conversione a norma, è possibile risparmiare tempo, spazio fisico ma soprattutto si assicura la longevità del file, che diviene virtualmente impossibile da smarrire o distruggere.

Ridurre l’ ingombro e facilitare la ricerca di una determinata pratica, sono dunque vantaggi collaterali, se così si può dire, ma la reale valenza del conservare un file in questa maniera sta proprio nella possibilità di disporre di esso in ogni istante, proteggendolo dal deperimento temporale. Naturalmente per conservare la valenza legale di documenti e file, è necessario che essi vengano custoditi da enti preposti, nel pieno rispetto dei dettami imposti dalla legge.

Non devono essere modificabili né alterabili in alcun modo, devono essere accessibili solo tramite autenticazione e devono poter essere consultati solo seguendo le procedure preposte. Rivolgendosi a società come eWitness, esperte nella sicurezza digitale, è possibile scoprire nel dettaglio quali sono i documenti soggetti attualmente alla conservazione a norma che mantengono inalterato il loro valore legale anche in formato digitale. Per approfondimenti, vi abbiamo lasciato un link da consultare.

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